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Guia do Home Office: 10 dicas para manter a produtividade

Mulher trabalhando em sua casa no modelo de Home Office.

O home office é uma modalidade de trabalho que permite que os funcionários de uma empresa se conectem remotamente. Não existe fronteira geográfica que limite o trabalho, basta ter conexão com a internet e usar algumas ferramentas que facilitem a comunicação e garantam a segurança da informação.

Com a tecnologia que temos à disposição hoje, essa modalidade é possível em diversas empresas e segmentos. Porém ainda existem uma série de desafios a serem superados, além da necessidade de uma mudança na cultura das empresas que decidem aderir ao modelo, uma vez que é preciso gerar transformações comportamentais nas equipes.

Trabalhando à distância, precisamos encontrar formas de manter a comunicação entre os membros da equipe, minimizando ruídos e interferências que podem surgir nas relações. A empresa deve ainda se preocupar com as condições físicas e emocionais de seus funcionários, para que as pessoas não se sintam desmotivadas pela falta de contato e proximidade. Além disso, é preciso encontrar maneiras de incluir momentos de descontração para que os laços se estreitem, favorecendo o entrosamento da equipe.

A pandemia do Coronavírus nos obrigou a ficar em casa. Muitas empresas que ainda não haviam experimentado o home office, precisaram se adaptar rapidamente, para manter as pessoas em segurança e minimizar os riscos de contágio. Isso fez com que diversas pessoas improvisassem um cantinho de suas residências para poder trabalhar.

Trabalhar em casa, à primeira vista, pode parecer extremamente atrativo, pois oferece maior privacidade, independência e autonomia, flexibilizando desde os horários até as roupas que vestimos. Sem perder tempo no trânsito e com a oportunidade de comer comida caseira, ganha-se também em qualidade de vida, com notável redução de estresse.

Porém, logo descobrimos que é difícil não misturar o trabalho e a vida pessoal quando todas as atividades são exercidas dentro do mesmo ambiente. Corre-se o risco de trabalhar em excesso, ao mesmo tempo que a produtividade pode cair se não houver um bom gerenciamento de tarefas.

Já vivemos essa realidade há mais de um ano e, para algumas empresas, essa será a modalidade definitiva. Muitas optaram por remanejar seus escritórios e manter parte, ou mesmo toda a equipe, em trabalho remoto.

É preciso considerar que o que vivemos hoje é um momento de isolamento social, ocasionado por uma crise sanitária. Além de trabalhar dentro de casa, todas as atividades estão restritas, bem como o lazer e o contato social com nossos pares. Isso pode provocar efeitos emocionais negativos, como tristeza, melancolia, angústia e sensação de isolamento. É fundamental ter uma rede de apoio — ainda que online — e contar com o suporte das empresas para cuidar da saúde mental, caso necessite de ajuda profissional. A expectativa é que, no futuro, mesmo aqueles que permanecerem trabalhando remotamente, poderão encontrar os colegas para reuniões ou eventos presenciais, fortalecendo os contatos, além da retomada das atividades de lazer.

Para trabalhar em casa, é preciso estabelecer horários, se concentrar e não cair em armadilhas como distrações e procrastinação. Em algumas situações, trabalhar fora do escritório pode ser mais complicado do que parece. É preciso muito foco e algumas mudanças de comportamentos e hábitos para conseguir se adaptar e estabelecer uma rotina mais funcional e saudável.

Foi pensando em como manter a produtividade no trabalho mesmo em um momento tão turbulento como esse, que separei essas dicas para te ajudar na organização do ambiente e rotina de trabalho. Confira!

  1. Organize seu ambiente de trabalho: sempre que possível, escolha um ambiente ou cômodo da casa só para você. Monte sua estação de trabalho com computador, bloco de notas e todas as ferramentas e dispositivos que forem necessários para o desempenho de suas tarefas. Pense também no conforto, como a luz ideal e uma cadeira ergonômica. Essa separação de ambientes ajuda a estimular a criatividade e produtividade, evitando distrações e demarcando os momentos de trabalho, assim, ao final do dia, você deixa a mesa de trabalho e pode aproveitar os outros ambientes da casa com sua família. Parece algo simples, mas isso ajuda nosso cérebro a entender quando estamos em um ambiente de trabalho e precisamos de foco e concentração para realizar as atividades diárias;
  2. Faça combinados com a família: um dos maiores desafios de trabalhar em casa é conseguir estabelecer limites para as pessoas com quem você mora. Por isso, é importante fazer combinados quanto ao horário de trabalho e os barulhos na casa. Se todos cooperarem, é possível adaptar a rotina da família sem que ninguém seja prejudicado. Também é fundamental que entendam e respeitem que não é porque você está em casa que está livre para ajudar em outras tarefas. É claro que para quem tem filhos em casa, a dificuldade na adaptação pode ser maior;
  3. Organize sua rotina: sem a rotina habitual como o horário para sair de casa e o trajeto até o trabalho, é necessário estabelecer novos horários e definir uma rotina. Tenha um horário para acordar, tomar café da manhã e estabeleça um horário de trabalho. Lembre-se de respeitar o horário de almoço e fazer algumas pausas ao longo do dia. Nosso organismo precisa de rotina para ser mais produtivo;
  4. Planeje suas tarefas: não dispense um bom planejamento semanal. Faça combinados com sua equipe e estabeleça, se possível, metas pessoais. Isso te ajudará a não perder o foco, mantendo a motivação e o ritmo de trabalho. Crie um cronograma de atividades, e use recursos como gerenciadores de tarefas, agendas e listas;
  5. Elimine distrações: as distrações podem ser maiores e mais frequentes em casa do que no escritório, já que os ambientes se misturam. Evite trabalhar no sofá, na cama ou com a televisão ligada. Faça uso moderado de redes sociais e desative as notificações para se focar. Tenha períodos de atenção concentrada, deixe as distrações para suas pausas;
  6. Se arrume para trabalhar: parte importante de manter uma rotina diz respeito a tirar o pijama e se vestir para trabalhar. É claro que, se seu trabalho permitir, poderá optar por roupas mais confortáveis, mas tirar a roupa de dormir envia para o cérebro a mensagem de que o dia começou e está na hora de ser ativo. Além disso, é importante estar pronto para uma reunião online ou outro imprevisto que gere a necessidade de ligar a câmera;
  7. Faça pausas: tão importante quanto trabalhar com concentração, é fazer pausas ao longo do dia. Levante, vá ao banheiro e beba água, pode tirar uns minutinhos para conferir as notificações do celular. As pausas, além de necessárias para a saúde, têm um efeito revigorante no trabalho;
  8. Respeite o horário de almoço: assim como você se levantava e ia até o refeitório ou um restaurante, é importante fazer uma pausa prolongada para o almoço. Muitas pessoas têm que cozinhar o próprio almoço, cuidar dos filhos, lavar a louça. Esse é um momento que você volta a “se sentir em casa”, por isso é importante que dedique esse tempo a si e a sua família. Depois, volte para o cômodo onde trabalha e retome suas atividades;
  9. Estabeleça um horário limite: saiba a hora de parar, caso contrário, você pode cair na cilada de trabalhar o dia inteiro, já que não há trânsito na ida ou na volta, por exemplo. Respeite o momento que estipulou para desligar a tela de seu computador e sair de sua mesa, assim como encerraria o expediente no escritório para ir embora;
  10. Mantenha uma boa comunicação com a equipe: padronize a comunicação entre seus pares, escolha um canal para trocar informações e se comunicar. No trabalho remoto, é fundamental que as rotinas sejam documentadas e que os colegas possam acompanhar o andamento das atividades. Faça vídeo-chamadas e reuniões periódicas para manter a comunicação e um bom clima entre o grupo, isso colabora para que ninguém se sinta isolado, além de diminuir possíveis ruídos de uma comunicação assíncrona.

A verdade é que nós não temos a capacidade de ser multitarefas, precisamos aprender a gerenciar o tempo para ter uma rotina produtiva e adaptada ao ambiente em que estivermos. Trabalhar remotamente exige um esforço inicial de adaptação que envolve não apenas a sua rotina, mas a de todos que vivem com você.

Fazendo combinados, estabelecendo horários e mantendo uma boa comunicação com a empresa, é possível usufruir dos benefícios dessa modalidade. Inclua atividades de lazer e cuide de sua saúde, lembre-se de que o trabalho não é tudo!

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6 motivos para organizar o ambiente à sua volta

Mesa de trabalho organizada. A imagem passa uma sensação de tranquilidade.

“Entra, e não repara na bagunça!”

Quantas vezes você já ouviu essa frase? E quantas vezes foi você quem disse?

Existe um mito de que cada um se entende com a sua bagunça. Eu discordo. E vou te mostrar o porquê neste artigo.

Por mais que você ache que sabe “se virar” no meio das suas coisas, o fato é que a falta de organização nos faz perder muito tempo no dia a dia, e pode ser fator gerador de estresse e ansiedade.

Uma vida mais organizada traz benefícios tangíveis para sua produtividade e garantem mais saúde e bem-estar.

Pra começo de conversa, é importante entender que organizar é encontrar soluções lógicas para as coisas e situações que permeiam nossas vidas. A partir do momento que você cria categorias e define lugares específicos para as coisas, deixa de usar parte da sua rotina para lidar com coisas fora do lugar.

Uma vez que essa forma de pensar vai se instalando e vira um hábito, é fácil levá-la para sua agenda, trabalho e qualquer outra área da vida.

Minha dica é começar organizando o espaço físico à sua volta, seja seu guarda-roupa no quarto, mesa do escritório, enfim, qualquer lugar que você onde você passe bastante tempo e necessite de ordem.

A seguir, você confere uma lista com 6 motivos para organizar seu espaço pessoal:

  1. Encontrar o que precisa de forma rápida: ao categorizar os itens, você economiza tempo da rotina, otimizando a forma como agrupa e armazena os itens, tornando mais fácil encontrá-los e guardá-los novamente, após o uso;
  2. Melhor utilização do espaço: facilita a limpeza e higienização do ambiente, além de conseguir usar melhor seu espaço, agrupando itens semelhantes e aproveitando da melhor forma possível o tamanho de cada compartimento ou ambiente;
  3. Economia: ao manter tudo em seu devido lugar, você evita gastos desnecessários, recomprando um item ou evitando que algum produto passe da validade parado na prateleira. Possibilita também que você encontre gargalos em suas finanças e tenha total controle do seu fluxo de caixa;
  4. Praticidade e funcionalidade: quando o ambiente está organizado, você consegue gerenciar melhor seu tempo, ganhando maior fluidez na rotina e evitando retrabalho com arrumações constantes;
  5. Sensação de bem-estar: um ambiente limpo e organizado traz mais conforto, contribuindo com a saúde física e mental. Estar em um lugar visualmente agradável também nos ajuda a elevar a autoestima e o bem-estar. Isso, sem contar que a sensação de “dever cumprido” é uma ótima aliada na redução do estresse e da ansiedade;
  6. Produtividade e Gestão de tempo: o resultado de uma boa organização é certeiro. Com o ambiente organizado, as coisas caminham com mais tranquilidade e você tem aumento significativo na produtividade. Com mais foco e menos mudanças de contexto, você consegue aumentar sua concentração e eficiência.

Organizando sua rotina, é possível fazer uma gestão inteligente do tempo. Tenha mais tempo para você e para fazer aquilo que realmente importa. Diga adeus à procrastinação.

Se você der uma chance para a organização, será recompensado com mais eficiência e produtividade. E, em breve, verá a diferença que um espaço organizado pode fazer em sua rotina.

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10 motivos para levar uma vida mais organizada

Mesa organizada para uma rotina mais produtiva.

Em meio a rotinas cada vez mais cheias, cada minuto do nosso tempo é valioso. Já se sentiu ansioso, ou mesmo sufocado, em meio à sua bagunça? Pois é, todos nós temos a nossa.

Então, continue a leitura até o final para descobrir como a organização pessoal pode transformar a sua vida.

A organização física do espaço que nos cerca é apenas a etapa inicial de uma vida nos trilhos. Organizar é encontrar problemas e criar uma lógica para resolvê-los. Ou seja, é propor soluções práticas, agrupando e categorizando itens, de modo que cada coisa tenha seu lugar pré-estabelecido.

Mas, longe de parar por aí, se você deseja levar uma vida organizada, precisa desenvolver a habilidade de manter a ordem, fazer planejamentos e segui-los.

As emoções têm papel fundamental na capacidade de se organizar, assim como, levar uma vida organizada, com rotinas estabelecidas, tem grande impacto no mundo interno.  Até nossa saúde física pode ser alterada a depender das condições ambientais à nossa volta.

Organizar-se é conseguir analisar o ambiente, as pessoas e a si mesmo, estabelecer planos e metas coerentes e ser capaz de seguir as ações planejadas. Assim, podemos entendê-la como um conjunto de hábitos e métodos que podem melhorar seu desempenho em diversas áreas da vida.

A seguir, você confere uma lista com 10 benefícios de incorporar a organização em seu dia a dia:

  1. Produtividade: Gastando menos tempo com bagunça e com mudanças de contexto, você se sentirá mais apto a focar no que realmente deve ser feito. A procrastinação vai embora e sua rotina fica mais eficiente;
  2. Economia: Talvez você não veja relação direta, mas a verdade é que ser organizado tem impacto real em sua saúde financeira, pois anotar e ter controle dos gastos te ajuda a poupar com coisas desnecessárias e a encontrar gargalos no orçamento. Planejando as despesas e anotando tudo, você obtém um uma visão geral de seu fluxo de caixa;
  3. Memória: Chega de tanto esforço para lembrar de tudo e frustração por não dar conta! Tenha uma agenda e/ou um bloco de notas à disposição. Anote seus afazeres, as tarefas novas que chegam e priorize seus compromissos. As listas são aliadas da organização e da nossa mente;
  4. Redução de Ansiedade: Conseguir visualizar todos os seus afazeres, traçar caminhos e prioridades, ajuda a reduzir a ansiedade. Além disso, a própria organização do ambiente físico pode ajudar a relaxar, por ser uma atividade que requer criatividade e foco no momento presente;
  5. Gestão de Tempo: Além do principal, que é parar de gastar seu tempo com bagunça e retrabalho (já que organização é criar uma ordem lógica e duradoura). Criar rotinas contribui com a otimização de suas tarefas. Anote seus compromissos na agenda, estabeleça horários para realizar suas atividades, e não deixe de reservar um tempinho para os imprevistos que aparecerão no dia a dia. Lembre-se sempre que descansar e recarregar as energias é necessidade básica do organismo e fundamental para quem quer levar uma vida mais produtiva; 
  6. Autoestima: Sim, a organização também contribui com a autoestima! A saúde mental é grande aliada e impactada na organização. Quando você percebe que sua vida está em ordem, consegue cumprir com seus combinados e tudo parece caminhar, se sente mais confiante e determinado. Isso sem falar na sensação de bem-estar de viver em um ambiente limpo e organizado;
  7. Cumprimento de Metas: Quando você consegue ter clareza sobre seus afazeres, delega tarefas e divide suas metas em pequenas atividades realizáveis, fica mais fácil manter o foco para executá-las pouco a pouco, rumo a seus objetivos;
  8. Redução de Estresse: À essa altura os pontos já estão se ligando sozinhos, não é mesmo? Uma vez que sua vida está organizada, você se sente bem, produtivo e consegue gerir melhor seu tempo, é natural que se sinta menos atarefado, pressionado ou estressado. Eu avisei que a organização e a saúde física e mental caminham juntas;
  9. Relacionamentos: Com menos fontes de estresse, uma rotina otimizada e conseguindo cumprir com suas estratégias, os relacionamentos interpessoais tendem a ter significativa melhora. Use a organização entre as pessoas com quem convive e logo será recompensado com seus benefícios, divida claramente tarefas, delegue responsabilidades e crie um sistema prático que funcione no ambiente de sua casa, trabalho, e onde mais desejar;
  10. Tempo: Eu sei que já falamos em tempo, mas tem coisa melhor do que sentir que sobra tempo no seu dia para aquilo que realmente importa? Reserve tempo para o lazer e o descanso, para estar com filhos e amigos, para se dedicar a um hobbie ou simplesmente para não fazer nada. Com esse conjunto, sua vida ficará mais equilibrada e harmônica.

           

Investir tempo hoje para pensar e estabelecer uma rotina fará uma verdadeira transformação em você!

Pense em sua rotina, entenda suas necessidades e comece já a elaborar seu plano de ação.