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10 dicas para Categorizar seus Documentos

Pessoa escrevendo e categorizando seus documentos.

Não tem sensação pior do que abrir uma lista enorme de arquivos no seu computador e não encontrar justo aquele que você precisa, não é mesmo?

Se você já se perdeu em meio a seus documentos digitais ou à papelada que tem guardada, gastando muito mais tempo do que o necessário para encontrar um documento, esse conteúdo vai te ajudar a mudar a forma como você enxerga e organiza seu arquivo pessoal. Continue a leitura para descobrir como fazer uma gestão de documentos simples e funcional.

Categorizar documentos nada mais é do que criar um sistema pessoal — ou coletivo, se você fizer parte de uma equipe — para classificar cada arquivo, agrupando-os por suas características.

A gestão de documentos pode parecer trabalhosa no início, mas todo o esforço inicial será recompensado ao longo do tempo. Isso porque, uma vez que você adquire o hábito de categorizar seus documentos e já sabe como encontrá-los em seu arquivo, passa a otimizar seu tempo e gerar produtividade.

O principal objetivo de criar categorias é gerar eficiência em seus processos, mas, além disso, você também garante maior segurança contra extravios, danos ou perdas, como não encontrar um documento específico ou deletar o arquivo errado por engano.

Dentro de uma empresa, a categorização contribui para o bom andamento do trabalho, uma vez que estabelece uma linguagem comum entre os membros da equipe, de forma que todos saibam onde procurar cada tipo de documento, além de como arquivar cada material novo. Isso permite que se tenha um maior controle sobre a organização e recuperação da informação.

A organização pessoal também se beneficia muito da gestão de documentos, pois te ajuda com arquivos, prazos e consultas.

O primeiro passo para gerir seus documentos é saber com o que está lidando: separe todos os documentos que entrarão na categorização. Lembre-se, você deve se organizar por tipos de mídia, como: papelada, arquivos digitais, vídeos, fotos, etc.

Para cada mídia você pode estabelecer categorias e subcategorias de acordo com funções ou características, como por exemplo:

● Documentos pessoais;

● Documentos de um imóvel;

● Documentos veiculares;

● Documentos de trabalho ou projetos;

● Cursos ou disciplinas;

● Notas fiscais e garantias;

● Exames médicos e receitas;

● Cartas, bilhetes e fotos.

Estas são apenas algumas ideias, mas tudo dependerá de sua realidade e contexto. Separe os documentos por categorias que façam sentido a você, de forma que seja fácil e intuitivo manter e usar de sua classificação.

A seguir, listei 10 dicas que irão te ajudar a criar seu sistema de categorização de arquivos. Confira!

  1. Descarte o que não for necessário: antes de começar o processo de categorização, reúna todos os documentos que serão organizados e descarte duplicatas e todo tipo de documento que não necessita de armazenamento, assim, você já reduz o volume de trabalho e de material a ser arquivado;
  2. Separe os documentos por tipo ou formato: você tem necessidades diferentes para categorizar documentos impressos e digitais, por exemplo. Por isso, agrupe os documentos por tipo e crie um sistema eficiente para cada um deles, como pastas em seu computador ou na nuvem e um arquivo físico ou caixa para os papéis;
  3. Nomeie seus arquivos: se estiver organizando arquivos digitais, não deixe de nomear cada um deles de acordo com seu padrão pré estabelecido. Para saber mais sobre nomenclatura de arquivos, confira este artigo;
  4. Agrupe por categorias: Crie pilhas ou pastas para separar os arquivos por temas, como: família, saúde, educação, trabalho, etc. A partir daí você conseguirá definir suas categorias;
  5. Crie subcategorias: para não se perder dentro de uma categoria muito grande, você pode criar pequenos grupos dentro de uma mesma categoria. As subcategorias facilitarão ainda mais sua rotina, por reunirem um conjunto bastante específico e preciso de informações;
  6. Use a ordem alfabética como sua aliada: guardar documentos por ordem alfabética ou por datas te ajuda a criar uma linha de raciocínio que poderá ser facilmente consultada por você, ou mesmo por outras pessoas, agilizando o trabalho na hora de recuperar alguma informação específica;
  7. Guarde em pastas: física ou digitalmente, as pastas são as melhores amigas da categorização, pois permitem que o agrupamento seja armazenado em conjunto. Lembre-se que todas as pastas devem ser devidamente nomeadas ou identificadas, para possibilitar o trabalho de consulta;
  8. Evite o excesso de categorias: cuidado para não se perder, tente criar uma lógica de agrupamento, para que os documentos fiquem guardados de forma que faça sentido, de acordo com suas características e necessidades. Se você criar muitas categorias, pode ficar confuso na hora de atribuir um local para cada documento. As subcategorias podem te ajudar a evitar isso;
  9. Faça disso um hábito: não pense que categorizar é um trabalho que se faz uma única vez. É claro que o trabalho inicial é o mais extenso, mas a organização deve ser contínua. A cada nova entrada, já salve o documento na categoria correspondente ou, se necessário, crie uma nova categoria, assim, você nunca mais terá arquivos acumulados e bagunçados por aí;
  10. Digitalize o que puder: essa é uma dica para reduzir o volume de papelada que você tiver. Digitalize tudo o que for possível, como notas fiscais, receitas médicas e manuais de instrução. Mas, não deixe de criar pastas específicas para cada assunto e separar os arquivos, devidamente nomeados, de acordo com seus temas, assim você economizará espaço e manterá tudo devidamente documentado.

Depois de criar seu próprio sistema de categorização, se atente ao armazenamento seguro da informação. Para isso, faça backups regulares para os arquivos digitais e preserve bem seu arquivo físico para não comprometer a integridade dos documentos.

Espero que essas dicas sirvam de guia e inspiração para criar seu modelo de categorias e aderir de vez a uma vida mais organizada e com menos bagunça.

Até a próxima 🙂

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8 Dicas para não errar na hora de nomear um Arquivo

Mesa organizada com caderno e laptop, para discutir a forma de nomear arquivos.

Você já passou pela situação de escrever um documento, salvar o arquivo e depois perdê-lo completamente em sua máquina?

Além de ser muito importante fazer backups e salvar cópias de seus arquivos como medida de segurança, é preciso nomear cada um deles de forma que seja fácil encontrá-los e acessá-los sempre que necessário.

A melhor forma de nomear seus arquivos é definir um padrão lógico que seja fácil de lembrar e ser seguido por você, ou por sua equipe, caso seja compartilhado com mais pessoas. Foi pensando nisso que preparei esse guia rápido com dicas que te ajudarão a nunca mais perder um arquivo em seu computador. Confira!

  1. Crie uma nomenclatura padrão que seja comum a todos da equipe: assim, o acesso aos arquivos fica mais fácil, ágil e democrático;
  2. Dê nomes simples: escolha nomes que digam, em poucas palavras, o tema principal do conteúdo do arquivo. Evite nomes genéricos como “relatório” ou “documento”, mas também não seja extremamente específico, para evitar visitas indesejadas em seus documentos;
  3. Evite criar códigos: criar um código para nomear seus arquivos pode parecer uma boa ideia, mas a longo prazo isso tende a atrapalhar, pois o sistema de códigos pode deixar de ser familiar para você, além de não ser compreendido por outras pessoas;
  4. Registre versões: sempre que realizar uma edição, não se esqueça de atribuir uma versão para o arquivo. Para grandes alterações, use “v.1”, por exemplo; quando fizer uma correção ou alteração simples, você pode considerar como versão “v.1.1”. Fuja de nomes como “versão final” ou “corrigido”;
  5. Atribua a data: no final do nome, coloque a data invertida (ano, mês, dia), assim, sempre saberá quando foi feita a última alteração no arquivo;
  6. Crie pastas: depois de nomear, organize seus arquivos em pastas. E lembre-se de que toda a organização deve seguir uma lógica de nomenclatura, ou seja, não adianta nomear e agrupar seus documentos para guardá-los em uma pasta chamada “nova pasta”;
  7. Não guarde arquivos desnecessários: exclua duplicatas e evite acumular arquivos desnecessários, que podem poluir e atrapalhar a visualização daquilo que realmente importa. Crie pastas e arquive aquilo que é importante, mas já não está em uso. Deixe à mão apenas o que for necessário, assim não se confundirá na hora de abrir ou enviar um documento;
  8. Mantenha sua organização: toda vez que iniciar um documento, já salve com o nome de acordo com o padrão pré-definido por você e na pasta correspondente. Evite acumular pendências desnecessariamente.

Manter os arquivos bem nomeados e agrupados é fundamental para evitar que qualquer informação se perca. Seguindo essas dicas, você não perderá mais tempo procurando ou refazendo um documento.

Se desejar, você pode criar uma planilha ou mapa mental para guardar o nome de seus arquivos e assim criar um guia de consulta rápida que ajude a lembrar sobre o que se trata cada documento e onde pode encontrá-lo. Porém, tome cuidado com informações sigilosas, lembre-se de que a segurança deve vir em primeiro lugar.

Me conta aqui nos comentários se você conhece mais alguma dica para a nomenclatura e categorização de arquivos, vou adorar saber!

Obrigada, e até a próxima 🙂

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6 motivos para organizar o ambiente à sua volta

Mesa de trabalho organizada. A imagem passa uma sensação de tranquilidade.

“Entra, e não repara na bagunça!”

Quantas vezes você já ouviu essa frase? E quantas vezes foi você quem disse?

Existe um mito de que cada um se entende com a sua bagunça. Eu discordo. E vou te mostrar o porquê neste artigo.

Por mais que você ache que sabe “se virar” no meio das suas coisas, o fato é que a falta de organização nos faz perder muito tempo no dia a dia, e pode ser fator gerador de estresse e ansiedade.

Uma vida mais organizada traz benefícios tangíveis para sua produtividade e garantem mais saúde e bem-estar.

Pra começo de conversa, é importante entender que organizar é encontrar soluções lógicas para as coisas e situações que permeiam nossas vidas. A partir do momento que você cria categorias e define lugares específicos para as coisas, deixa de usar parte da sua rotina para lidar com coisas fora do lugar.

Uma vez que essa forma de pensar vai se instalando e vira um hábito, é fácil levá-la para sua agenda, trabalho e qualquer outra área da vida.

Minha dica é começar organizando o espaço físico à sua volta, seja seu guarda-roupa no quarto, mesa do escritório, enfim, qualquer lugar que você onde você passe bastante tempo e necessite de ordem.

A seguir, você confere uma lista com 6 motivos para organizar seu espaço pessoal:

  1. Encontrar o que precisa de forma rápida: ao categorizar os itens, você economiza tempo da rotina, otimizando a forma como agrupa e armazena os itens, tornando mais fácil encontrá-los e guardá-los novamente, após o uso;
  2. Melhor utilização do espaço: facilita a limpeza e higienização do ambiente, além de conseguir usar melhor seu espaço, agrupando itens semelhantes e aproveitando da melhor forma possível o tamanho de cada compartimento ou ambiente;
  3. Economia: ao manter tudo em seu devido lugar, você evita gastos desnecessários, recomprando um item ou evitando que algum produto passe da validade parado na prateleira. Possibilita também que você encontre gargalos em suas finanças e tenha total controle do seu fluxo de caixa;
  4. Praticidade e funcionalidade: quando o ambiente está organizado, você consegue gerenciar melhor seu tempo, ganhando maior fluidez na rotina e evitando retrabalho com arrumações constantes;
  5. Sensação de bem-estar: um ambiente limpo e organizado traz mais conforto, contribuindo com a saúde física e mental. Estar em um lugar visualmente agradável também nos ajuda a elevar a autoestima e o bem-estar. Isso, sem contar que a sensação de “dever cumprido” é uma ótima aliada na redução do estresse e da ansiedade;
  6. Produtividade e Gestão de tempo: o resultado de uma boa organização é certeiro. Com o ambiente organizado, as coisas caminham com mais tranquilidade e você tem aumento significativo na produtividade. Com mais foco e menos mudanças de contexto, você consegue aumentar sua concentração e eficiência.

Organizando sua rotina, é possível fazer uma gestão inteligente do tempo. Tenha mais tempo para você e para fazer aquilo que realmente importa. Diga adeus à procrastinação.

Se você der uma chance para a organização, será recompensado com mais eficiência e produtividade. E, em breve, verá a diferença que um espaço organizado pode fazer em sua rotina.

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10 motivos para levar uma vida mais organizada

Mesa organizada para uma rotina mais produtiva.

Em meio a rotinas cada vez mais cheias, cada minuto do nosso tempo é valioso. Já se sentiu ansioso, ou mesmo sufocado, em meio à sua bagunça? Pois é, todos nós temos a nossa.

Então, continue a leitura até o final para descobrir como a organização pessoal pode transformar a sua vida.

A organização física do espaço que nos cerca é apenas a etapa inicial de uma vida nos trilhos. Organizar é encontrar problemas e criar uma lógica para resolvê-los. Ou seja, é propor soluções práticas, agrupando e categorizando itens, de modo que cada coisa tenha seu lugar pré-estabelecido.

Mas, longe de parar por aí, se você deseja levar uma vida organizada, precisa desenvolver a habilidade de manter a ordem, fazer planejamentos e segui-los.

As emoções têm papel fundamental na capacidade de se organizar, assim como, levar uma vida organizada, com rotinas estabelecidas, tem grande impacto no mundo interno.  Até nossa saúde física pode ser alterada a depender das condições ambientais à nossa volta.

Organizar-se é conseguir analisar o ambiente, as pessoas e a si mesmo, estabelecer planos e metas coerentes e ser capaz de seguir as ações planejadas. Assim, podemos entendê-la como um conjunto de hábitos e métodos que podem melhorar seu desempenho em diversas áreas da vida.

A seguir, você confere uma lista com 10 benefícios de incorporar a organização em seu dia a dia:

  1. Produtividade: Gastando menos tempo com bagunça e com mudanças de contexto, você se sentirá mais apto a focar no que realmente deve ser feito. A procrastinação vai embora e sua rotina fica mais eficiente;
  2. Economia: Talvez você não veja relação direta, mas a verdade é que ser organizado tem impacto real em sua saúde financeira, pois anotar e ter controle dos gastos te ajuda a poupar com coisas desnecessárias e a encontrar gargalos no orçamento. Planejando as despesas e anotando tudo, você obtém um uma visão geral de seu fluxo de caixa;
  3. Memória: Chega de tanto esforço para lembrar de tudo e frustração por não dar conta! Tenha uma agenda e/ou um bloco de notas à disposição. Anote seus afazeres, as tarefas novas que chegam e priorize seus compromissos. As listas são aliadas da organização e da nossa mente;
  4. Redução de Ansiedade: Conseguir visualizar todos os seus afazeres, traçar caminhos e prioridades, ajuda a reduzir a ansiedade. Além disso, a própria organização do ambiente físico pode ajudar a relaxar, por ser uma atividade que requer criatividade e foco no momento presente;
  5. Gestão de Tempo: Além do principal, que é parar de gastar seu tempo com bagunça e retrabalho (já que organização é criar uma ordem lógica e duradoura). Criar rotinas contribui com a otimização de suas tarefas. Anote seus compromissos na agenda, estabeleça horários para realizar suas atividades, e não deixe de reservar um tempinho para os imprevistos que aparecerão no dia a dia. Lembre-se sempre que descansar e recarregar as energias é necessidade básica do organismo e fundamental para quem quer levar uma vida mais produtiva; 
  6. Autoestima: Sim, a organização também contribui com a autoestima! A saúde mental é grande aliada e impactada na organização. Quando você percebe que sua vida está em ordem, consegue cumprir com seus combinados e tudo parece caminhar, se sente mais confiante e determinado. Isso sem falar na sensação de bem-estar de viver em um ambiente limpo e organizado;
  7. Cumprimento de Metas: Quando você consegue ter clareza sobre seus afazeres, delega tarefas e divide suas metas em pequenas atividades realizáveis, fica mais fácil manter o foco para executá-las pouco a pouco, rumo a seus objetivos;
  8. Redução de Estresse: À essa altura os pontos já estão se ligando sozinhos, não é mesmo? Uma vez que sua vida está organizada, você se sente bem, produtivo e consegue gerir melhor seu tempo, é natural que se sinta menos atarefado, pressionado ou estressado. Eu avisei que a organização e a saúde física e mental caminham juntas;
  9. Relacionamentos: Com menos fontes de estresse, uma rotina otimizada e conseguindo cumprir com suas estratégias, os relacionamentos interpessoais tendem a ter significativa melhora. Use a organização entre as pessoas com quem convive e logo será recompensado com seus benefícios, divida claramente tarefas, delegue responsabilidades e crie um sistema prático que funcione no ambiente de sua casa, trabalho, e onde mais desejar;
  10. Tempo: Eu sei que já falamos em tempo, mas tem coisa melhor do que sentir que sobra tempo no seu dia para aquilo que realmente importa? Reserve tempo para o lazer e o descanso, para estar com filhos e amigos, para se dedicar a um hobbie ou simplesmente para não fazer nada. Com esse conjunto, sua vida ficará mais equilibrada e harmônica.

           

Investir tempo hoje para pensar e estabelecer uma rotina fará uma verdadeira transformação em você!

Pense em sua rotina, entenda suas necessidades e comece já a elaborar seu plano de ação.