Tag: Gestão de Tempo

Publicado em Artigos, Textos

Método GTD: conheça os 5 passos para a produtividade e comece a se organizar hoje mesmo

Publicado em por tatianelucheis

Método GTD é uma abreviação de “Getting Things Done”, o nome dado ao método criado por David Allen – um consultor de produtividade e grande referência quando o assunto é organização. Em seu livro, traduzido como “A arte de fazer acontecer”, Allen ensina a metodologia que desenvolveu para sua organização pessoal e que testou com muitos de seus clientes – inclusive CEOs de grandes empresas.

O principal objetivo do método GTD é  criar um equilíbrio entre a produtividade e nossa habilidade de relaxar. Segundo o autor, é somente depois de tirar as ideias da cabeça e organizá-las em sistemas estruturados que conseguimos manter um alto desempenho e liberar nosso potencial criativo. 

Indo muito além de gerenciar o tempo, a ideia é melhorar sua produtividade e também a qualidade de vida, de modo que sua organização funcione sem estresse, sobrecargas ou ansiedades desnecessárias.

Pode até parecer um sonho, mas Allen garante que é possível!

O que acontece é que, de modo geral, temos muitos assuntos e pendências que ficam ocupando nossa mente nos momentos errados. Essa preocupação constante é improdutiva e extremamente cansativa. Por isso, precisamos aprender a identificar todas as pendências e coisas que devem ser feitas, para refletirmos sobre elas e tomarmos as ações necessárias.

Para retomar o controle de sua rotina, é preciso transformar cada demanda em uma ação. E essa é a primeira etapa em direção de uma vida mais organizada!

Os cinco passos para dominar o fluxo de trabalho

Para implementar o método GTD, basta seguir 5 passos simples que irão elevar o nível da sua organização, criando um verdadeiro sistema de gerenciamento de demandas e tarefas.

Em resumo, você deve: (1) capturar e registrar em algum lugar tudo aquilo que chama sua atenção; (2) esclarecer o que cada item significa; (3) organizar, ou seja, decidir quais as próximas ações para cada tarefa; (4) refletir e revisar o fluxo de trabalho com frequência e; finalmente, (5) se engajar na execução das próximas tarefas.

A seguir discutiremos cada um deles em detalhes. Acompanhe!

1. Capturar

Reserve um tempo e olhe para tudo o que há a sua volta – tudo mesmo, nas mais diversas áreas da sua vida. A primeira etapa do método consiste em capturar tudo o que demanda sua atenção para que possa processar adequadamente.

O ideal é criar uma caixa de entrada – provavelmente você precisará de ao menos uma versão física e uma digital – e então registrar tudo ali. Não se preocupe ainda com o que fará com cada item, a ideia é apenas coletá-los.

Segundo o autor: “assim que você determina que um item ‘poderia’, ‘precisa’ ou ‘deveria’ ser resolvido, ele se torna uma pendência.”

E-mails, compromissos, panfletos, tarefas domésticas… Limpe sua mente esvaziando-a conforme transfere todas as pendências para um sistema externo de caixas de entrada, combinado? 

2. Esclarecer

Depois de concentrar todas as demandas, compromissos e ideias, é a hora de processar todas essas informações – ou tralhas, como David Allen carinhosamente as define.

Olhe para cada item da caixa de entrada e defina o que fazer a seguir. Algumas coisas não requerem mais ações, então decida se deve jogar fora ou armazenar (e nesse caso, em que lugar). Já os itens que demandam ações, devem ser divididos em tarefas menores, de forma que se tornem gerenciáveis.

O objetivo aqui é conseguir obter uma visão clara de tudo o que há para fazer.

3. Organizar

Depois de esclarecer quais são as tarefas que tem para realizar, é a vez de categorizar e estabelecer relações de prioridade entre elas.

Para fazer isso, você deve considerar o contexto, os recursos e tempo que tem disponível, além de prazos, urgências e a dependência ou não de outras pessoas para sua execução.

Use um calendário ou agenda para compromissos que tem dia e/ou hora para serem realizados e crie listas de próximas ações para as demais tarefas.

A ideia é se organizar para que as demandas não te sufoquem. Porque na verdade você não pode executar um projeto, pode apenas executar ações relacionadas a ele, um passo por vez.

A seguir, você confere o Diagrama do fluxo de trabalho que resume o método e suas possibilidades:

4. Refletir

Para que o método funcione, você precisa ir além de capturar, esclarecer e se organizar. Refletir é o momento de examinar todas as tarefas que demandam ações e se aprofundar em suas escolhas.

Essa etapa precisa ser constante: revise seu fluxo de trabalho com frequência e monitore o andamento de cada projeto.

5. Engajar

A última etapa do GTD é, finalmente, o momento da ação. Agora que você tem clareza de todo o panorama de suas tarefas, tem condições de tomar boas decisões para a execução de cada pequena ação que te levará rumo à conclusão de seus projetos ou compromissos.

O Método GTD funciona mesmo?

Como o autor destaca: “sempre há mais a fazer do que você é capaz, e você só pode fazer uma coisa de cada vez. O segredo é se sentir tão bem em relação ao que você não está fazendo quanto ao que está fazendo no momento.”

Eu li o livro pela primeira vez em 2018, quando ainda trabalhava em uma empresa, como parte de uma equipe; e reli agora, mais de cinco anos depois, em um contexto completamente diferente: trabalhando como freelancer, em parceria com outros profissionais e em contato constante com clientes de diferentes áreas.

Revisitar a metodologia me ajudou a entender melhor minhas demandas e organizar meu tempo de forma a ser mais produtiva – e criativa – no novo cenário.

Entre os principais benefícios do método, destacam-se:

  • Otimização do tempo;
  • Produtividade e assertividade nas tarefas;
  • Espaço para criatividade e novas ideias;
  • Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal;
  • Diminuição de estresse e ansiedade;
  • Bem-estar e qualidade de vida;
  • Flexibilidade.

Se você gostou desse resumo, não deixe de ler o livro para conhecer o método na íntegra! Além de ser uma leitura fácil e acessível, os exemplos que o autor dá ao longo do livro ajudam a visualizar a função e execução de cada etapa.

 Colocar o GTD em prática é um presente que você se dá, e pode ter certeza que sua rotina agradece. Eu garanto que tanto você quanto as pessoas à sua volta logo sentirão a diferença na sua forma de fazer acontecer!

Publicado originalmente em: Medium.

Publicado em Artigos, Textos

Guia do Home Office: 10 dicas para manter a produtividade

Publicado em por tatianelucheis

O home office é uma modalidade de trabalho que permite que os funcionários de uma empresa se conectem remotamente. Não existe fronteira geográfica que limite o trabalho, basta ter conexão com a internet e usar algumas ferramentas que facilitem a comunicação e garantam a segurança da informação.

Com a tecnologia que temos à disposição hoje, essa modalidade é possível em diversas empresas e segmentos. Porém ainda existem uma série de desafios a serem superados, além da necessidade de uma mudança na cultura das empresas que decidem aderir ao modelo, uma vez que é preciso gerar transformações comportamentais nas equipes.

Trabalhando à distância, precisamos encontrar formas de manter a comunicação entre os membros da equipe, minimizando ruídos e interferências que podem surgir nas relações. A empresa deve ainda se preocupar com as condições físicas e emocionais de seus funcionários, para que as pessoas não se sintam desmotivadas pela falta de contato e proximidade. Além disso, é preciso encontrar maneiras de incluir momentos de descontração para que os laços se estreitem, favorecendo o entrosamento da equipe.

A pandemia do Coronavírus nos obrigou a ficar em casa. Muitas empresas que ainda não haviam experimentado o home office, precisaram se adaptar rapidamente, para manter as pessoas em segurança e minimizar os riscos de contágio. Isso fez com que diversas pessoas improvisassem um cantinho de suas residências para poder trabalhar.

Trabalhar em casa, à primeira vista, pode parecer extremamente atrativo, pois oferece maior privacidade, independência e autonomia, flexibilizando desde os horários até as roupas que vestimos. Sem perder tempo no trânsito e com a oportunidade de comer comida caseira, ganha-se também em qualidade de vida, com notável redução de estresse.

Porém, logo descobrimos que é difícil não misturar o trabalho e a vida pessoal quando todas as atividades são exercidas dentro do mesmo ambiente. Corre-se o risco de trabalhar em excesso, ao mesmo tempo que a produtividade pode cair se não houver um bom gerenciamento de tarefas.

Já vivemos essa realidade há mais de um ano e, para algumas empresas, essa será a modalidade definitiva. Muitas optaram por remanejar seus escritórios e manter parte, ou mesmo toda a equipe, em trabalho remoto.

É preciso considerar que o que vivemos hoje é um momento de isolamento social, ocasionado por uma crise sanitária. Além de trabalhar dentro de casa, todas as atividades estão restritas, bem como o lazer e o contato social com nossos pares. Isso pode provocar efeitos emocionais negativos, como tristeza, melancolia, angústia e sensação de isolamento. É fundamental ter uma rede de apoio — ainda que online — e contar com o suporte das empresas para cuidar da saúde mental, caso necessite de ajuda profissional. A expectativa é que, no futuro, mesmo aqueles que permanecerem trabalhando remotamente, poderão encontrar os colegas para reuniões ou eventos presenciais, fortalecendo os contatos, além da retomada das atividades de lazer.

Para trabalhar em casa, é preciso estabelecer horários, se concentrar e não cair em armadilhas como distrações e procrastinação. Em algumas situações, trabalhar fora do escritório pode ser mais complicado do que parece. É preciso muito foco e algumas mudanças de comportamentos e hábitos para conseguir se adaptar e estabelecer uma rotina mais funcional e saudável.

Foi pensando em como manter a produtividade no trabalho mesmo em um momento tão turbulento como esse, que separei essas dicas para te ajudar na organização do ambiente e rotina de trabalho. Confira!

  1. Organize seu ambiente de trabalho: sempre que possível, escolha um ambiente ou cômodo da casa só para você. Monte sua estação de trabalho com computador, bloco de notas e todas as ferramentas e dispositivos que forem necessários para o desempenho de suas tarefas. Pense também no conforto, como a luz ideal e uma cadeira ergonômica. Essa separação de ambientes ajuda a estimular a criatividade e produtividade, evitando distrações e demarcando os momentos de trabalho, assim, ao final do dia, você deixa a mesa de trabalho e pode aproveitar os outros ambientes da casa com sua família. Parece algo simples, mas isso ajuda nosso cérebro a entender quando estamos em um ambiente de trabalho e precisamos de foco e concentração para realizar as atividades diárias;
  2. Faça combinados com a família: um dos maiores desafios de trabalhar em casa é conseguir estabelecer limites para as pessoas com quem você mora. Por isso, é importante fazer combinados quanto ao horário de trabalho e os barulhos na casa. Se todos cooperarem, é possível adaptar a rotina da família sem que ninguém seja prejudicado. Também é fundamental que entendam e respeitem que não é porque você está em casa que está livre para ajudar em outras tarefas. É claro que para quem tem filhos em casa, a dificuldade na adaptação pode ser maior;
  3. Organize sua rotina: sem a rotina habitual como o horário para sair de casa e o trajeto até o trabalho, é necessário estabelecer novos horários e definir uma rotina. Tenha um horário para acordar, tomar café da manhã e estabeleça um horário de trabalho. Lembre-se de respeitar o horário de almoço e fazer algumas pausas ao longo do dia. Nosso organismo precisa de rotina para ser mais produtivo;
  4. Planeje suas tarefas: não dispense um bom planejamento semanal. Faça combinados com sua equipe e estabeleça, se possível, metas pessoais. Isso te ajudará a não perder o foco, mantendo a motivação e o ritmo de trabalho. Crie um cronograma de atividades, e use recursos como gerenciadores de tarefas, agendas e listas;
  5. Elimine distrações: as distrações podem ser maiores e mais frequentes em casa do que no escritório, já que os ambientes se misturam. Evite trabalhar no sofá, na cama ou com a televisão ligada. Faça uso moderado de redes sociais e desative as notificações para se focar. Tenha períodos de atenção concentrada, deixe as distrações para suas pausas;
  6. Se arrume para trabalhar: parte importante de manter uma rotina diz respeito a tirar o pijama e se vestir para trabalhar. É claro que, se seu trabalho permitir, poderá optar por roupas mais confortáveis, mas tirar a roupa de dormir envia para o cérebro a mensagem de que o dia começou e está na hora de ser ativo. Além disso, é importante estar pronto para uma reunião online ou outro imprevisto que gere a necessidade de ligar a câmera;
  7. Faça pausas: tão importante quanto trabalhar com concentração, é fazer pausas ao longo do dia. Levante, vá ao banheiro e beba água, pode tirar uns minutinhos para conferir as notificações do celular. As pausas, além de necessárias para a saúde, têm um efeito revigorante no trabalho;
  8. Respeite o horário de almoço: assim como você se levantava e ia até o refeitório ou um restaurante, é importante fazer uma pausa prolongada para o almoço. Muitas pessoas têm que cozinhar o próprio almoço, cuidar dos filhos, lavar a louça. Esse é um momento que você volta a “se sentir em casa”, por isso é importante que dedique esse tempo a si e a sua família. Depois, volte para o cômodo onde trabalha e retome suas atividades;
  9. Estabeleça um horário limite: saiba a hora de parar, caso contrário, você pode cair na cilada de trabalhar o dia inteiro, já que não há trânsito na ida ou na volta, por exemplo. Respeite o momento que estipulou para desligar a tela de seu computador e sair de sua mesa, assim como encerraria o expediente no escritório para ir embora;
  10. Mantenha uma boa comunicação com a equipe: padronize a comunicação entre seus pares, escolha um canal para trocar informações e se comunicar. No trabalho remoto, é fundamental que as rotinas sejam documentadas e que os colegas possam acompanhar o andamento das atividades. Faça vídeo-chamadas e reuniões periódicas para manter a comunicação e um bom clima entre o grupo, isso colabora para que ninguém se sinta isolado, além de diminuir possíveis ruídos de uma comunicação assíncrona.

A verdade é que nós não temos a capacidade de ser multitarefas, precisamos aprender a gerenciar o tempo para ter uma rotina produtiva e adaptada ao ambiente em que estivermos. Trabalhar remotamente exige um esforço inicial de adaptação que envolve não apenas a sua rotina, mas a de todos que vivem com você.

Fazendo combinados, estabelecendo horários e mantendo uma boa comunicação com a empresa, é possível usufruir dos benefícios dessa modalidade. Inclua atividades de lazer e cuide de sua saúde, lembre-se de que o trabalho não é tudo!

Publicado originalmente em: Medium.