Como a gestão de tempo pode aliar produtividade e bem-estar

A organização mudou a minha vida, nas esferas pessoal e profissional. Como sou fã de carteirinha desse tema, já li diversos livros e sempre procuro novidades a respeito. Mas, com alguma frequência, me deparo com autores que pesam a mão na produtividade e deixam o bem-estar de lado.

Na minha experiência, uma coisa não caminha sem a outra! A organização nos ajuda tanto a sermos mais produtivos quanto a termos uma qualidade de vida melhor.

É por isso que, no artigo de hoje, vou dividir com você algumas dicas de hábitos que aplico no meu dia a dia para levar uma vida mais leve.

E então, vamos nessa?

O que é gestão de tempo

Para começarmos essa conversa, precisamos primeiro explorar o que é a gestão de tempo e como elas nos ajuda a organizar a rotina e ganhar mais produtividade.

Gerir o seu tempo significa criar um planejamento para controlar suas atividades ao longo de um período de tempo, como um dia, uma semana, ou um mês, por exemplo.

O objetivo é otimizar suas tarefas e rotinas, de modo que você não perca tempo à toa e ganhe mais agilidade no dia a dia – a famosa produtividade.

Para administrar o tempo de forma inteligente, é essencial prestar atenção nas tarefas que você realiza e entender o tempo que cada uma leva, o nível de energia demandado e os recursos associados a ela.

Tudo isso te ajudará a estabelecer prioridades e definir qual é a melhor tarefa para cada momento do dia.

Já que não podemos controlar o tempo – as 24 horas do dia passam, a gente querendo ou não – podemos aprender a utilizá-lo a nosso favor.

A gestão de tempo é uma habilidade valiosa, entre seus principais benefícios estão:

• Redução de estresse: uma vez que você tem uma visão mais clara de suas demandas e organiza suas tarefas dentro do limite de tempo disponível, não precisa se estressar com prazos, urgências ou sobrecargas.
• Foco e concentração: quando você sabe o que tem para fazer e o que fazer a seguir, pode estar muito mais presente no momento atual, sem se preocupar com suas pendências ou prazos.
• Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal: otimizando o tempo e as tarefas, você consegue alcançar mais equilíbrio entre o trabalho, o lazer e o merecido descanso.

Isso significa que além de te ajudar a ser mais produtivo, a gestão de tempo também contribui para uma melhora significativa na qualidade de vida.

O que é produtividade

A gestão de tempo e a produtividade andam juntas. Afinal, quando se organiza bem o tempo, fica mais fácil realizar as atividades diárias.

Nesse sentido, a produtividade está relacionada com nossa capacidade de fazer as coisas de forma eficiente. É fazer mais em menos tempo ou com menos recursos, mantendo um nível de qualidade.

Em linhas gerais, pode ser entendida como uma forma de  otimizar o uso de tempo, dinheiro, esforço e outros recursos disponíveis para alcançar um determinado objetivo.

Mas não é apenas sobre realizar tarefas, e sim sobre alcançar resultados significativos e relevantes.

Por isso, a produtividade nunca deve sacrificar a qualidade do seu trabalho ou do resultado final. Ao contrário, a ideia é buscar maneiras novas e mais eficientes de realizar cada tarefa, otimizando processos e fazendo escolhas mais assertivas.

A seguir, você confere um guia com 15 dicas que irão te ajudar a reorganizar sua rotina e atingir resultados incríveis. Confira!

15 dicas para ser mais produtivo sem abrir mão do bem-estar

1. Defina metas claras

Pense sobre seus objetivos e aquilo que deseja alcançar. A partir daí, defina metas claras.

Suas metas servirão como um estímulo e também como um guia de suas ações. Sem elas, fica mais fácil perder o foco no meio do caminho.

Particularmente, sou fã do conceito de metas SMART, uma metodologia que visa a criação de metas: específicas, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporais. Neste artigo, te conto tudo sobre como montar suas metas aplicando a metodologia SMART.

2. Planeje sua rotina

A melhor forma de gerir seu tempo é planejando suas próximas atividades e definindo uma rotina. 

Todos os dias, nós realizamos um conjunto de comportamentos de forma regular, como fazer uma atividade física pela manhã ou preparar o almoço, por exemplo. Por isso, planejar esses pontos que você sabe que farão parte do seu dia a dia ajuda a otimizar o tempo.

Uma ótima dica é começar a planejar seu dia já na noite anterior. Antes de dormir, tire cinco minutinhos para pensar sobre o próximo dia: programe o despertador, liste as principais tarefas em ordem de prioridade, adiante sua roupa ou a mesa do café da manhã, por exemplo.

A ideia é que, além de economizar tempo, você também evita a fadiga de decisão, uma vez que estas são tarefas repetitivas, que fazemos quase que em piloto automático.

3. Crie uma rotina de sono

É durante o sono que o nosso cérebro desempenha algumas atividades fundamentais, como organizar pensamentos, consolidar as memórias adquiridas ao longo do dia e exercitar a criatividade.

Mas não é só a quantidade de horas dormidas que importa, a qualidade do sono é determinante. Criar um ritual noturno ajuda a sinalizar para o corpo que ele deve passar do estado de vigília ou alerta para o estado de sonolência.

Aqui, você encontra minhas melhores dicas para criar rituais noturnos que te ajudarão a ter uma boa noite de sono.

4. Organize o ambiente à sua volta

Acumular papéis na mesa, deixar cabos espalhados, arquivos mal nomeados no computador e viver em um ambiente desorganizado podem afetar diretamente a sua capacidade de trabalho – e até mesmo de raciocinar!

Pode parecer bobeira, mas a verdade é que o ambiente influencia muito nossas emoções, motivação e produtividade. Além de trazer mais bem-estar para o dia a dia.

A falta de organização nos faz perder muito tempo e pode ser fator gerador de estresse e ansiedade. Nesse artigo, te conto 6 motivos para organizar o ambiente à sua volta. E te garanto que a organização é um caminho sem volta 😉

5. Evite distrações

Segundo relatório da consultoria App Annie, somente em 2021, os usuários brasileiros passaram, em média, 5,4 horas por dia em seus smartphones.

Sem dúvidas, essas pequenas interrupções acabam com a nossa concentração, que demora para ser retomada.

Por isso, o ideal é criar períodos de foco, onde todas as distrações como notificações, redes sociais e barulhos externos devem ser eliminados. Intercale esses períodos de foco com pausas para descansar a mente e o corpo.

6. Aprenda a dizer “não”

Não se sobrecarregue com compromissos ou tarefas que não estejam alinhados com seus objetivos e prioridades. É comum as pessoas sentirem dificuldade de priorizar os próprios interesses e vontades e acabarem se rendendo a situações ruins que seriam evitadas com uma recusa.

Saiba quando recusar responsabilidades extras e não sinta culpa em dizer “não” para uma demanda ou outra. Clique aqui para ler meu artigo sobre esse tema.

7. Delegue tarefas

Sempre que possível, delegue tarefas para outras pessoas de sua equipe que estejam disponíveis e tenham capacidade de realizá-las. Dessa forma, você libera sua agenda para atividades mais importantes ou que exijam seus conhecimentos específicos.

E na vida pessoal, é o famoso “dividir para conquistar”. Converse com as pessoas que moram com você e tente estabelecer uma divisão das tarefas domésticas de forma que ninguém fique sobrecarregado.

8. Tenha uma dieta balanceada

Mantenha uma dieta saudável sempre que puder. Isso significa que você comerá bem todos os dias? Muito provavelmente não!

Mas saber equilibrar as refeições e voltar a andar na linha depois de um exagero é fundamental.

Uma dieta balanceada te ajudará a ter mais energia e concentração para o cotidiano, influenciando diretamente no bem-estar, físico, mental e emocional.

9. Faça listas

Para organizar sua rotina, use e abuse das listas!

Neste artigo, te ensino como fazer isso. Mas, em linhas gerais, minha dica é que você crie diversas listas ao invés de uma só. Separe-as por categorias ou contextos, pois isso te permite ir direto ao ponto, se focando apenas no que importa em cada momento.

Também recomendo que você tenha uma caixa de entrada – pode ser o bloco de notas do celular ou um caderninho de papel na bolsa. O importante é ter um lugar para anotar tudo o que chega de novo, assim você não precisa comprometer sua memória e atenção com as novas demandas, podendo direcioná-las posteriormente às devidas categorias.

10. Pratique atividade física

Manter-se ativo é fundamental para a saúde do corpo e da mente. Praticar atividade física com regularidade contribui para a saúde e ajuda a melhorar o humor, além de reduzir níveis de ansiedade e estresse.

O mais importante é encontrar uma atividade que seja prazerosa e que faça sentindo em sua rotina. Por aqui , faço caminhadas ao ar livre sempre que posso, e encontrei conforto e energia no tapete de yoga 😉

11. Faça pausas e saiba a hora de parar

Tão importante quanto trabalhar com concentração, é fazer pausas ao longo do dia. Levante, vá ao banheiro e beba água, pode tirar uns minutinhos para conferir as notificações do celular. As pausas, além de necessárias para a saúde, têm um efeito revigorante no trabalho.

Além disso, estabeleça um horário limite para parar de trabalhar e respeite-o. se permita não ser produtivo depois disso e descanse!

12. Priorize tarefas

Analise suas demandas para identificar quais tarefas são mais importantes e devem ser priorizadas. Assim, você concentra seus esforços nas tarefas que estão diretamente ligadas a seus objetivos e metas.

Leve em consideração também os prazos e urgências. E embora pareça eficiente, tentar ser multitarefa só irá atrapalhar as coisas. A ciência já comprovou que a mudança de foco de uma tarefa para outra nos prejudica.

Isso acontece porque o cérebro não se concentra em mais de uma coisa por vez. Ao invés disso, ele faz pequenas e rápidas alternâncias de foco. Apesar da impressão de estarmos fazendo muitas coisas ao mesmo tempo, só estamos perdendo tempo e reduzindo a qualidade de nossa atenção.

13. Pratique o autocuidado

Como o próprio nome já diz, autocuidado refere-se ao ato de cuidar de si mesmo. Para isso, você precisa estar atento às suas vontades e necessidades. Quanto mais você investe em autoconhecimento, mais clareza tem sobre o que precisa a cada momento.

Isso possibilita que você se priorize e cuide de si mesmo, de forma a equilibrar suas necessidades com as demandas externas do dia a dia.

14. Comemore seus progressos

Você pode criar um sistema de recompensas para quando concluir uma tarefa ou lista. Afinal, é preciso comemorar pequenas vitórias. Isso ajuda a revigorar sua motivação e visualizar progressos.

15. Seja flexível

Por mais que nos planejemos, nem sempre a vida sai como gostaríamos e, já que não há um roteiro, precisamos aprender a trabalhar com uma margem para os imprevistos.

Saber se adaptar e ser flexível é muito importante para não se deixar levar pelo estresse e pela ansiedade, que podem colocar todo o seu esforço em jogo. 

Mantendo uma rotina produtiva e saudável

Alcançar a produtividade saudável não significa trabalhar o tempo todo. O objetivo é conseguir trabalhar de maneira eficaz, cuidando de si mesmo e encontrando um equilíbrio entre seus objetivos e sua qualidade de vida.

Lembre-se que esse não é um nível estático: o equilíbrio é uma dança.

Em algumas semanas será mais fácil manter uma rotina saudável e ter momentos de autocuidado; enquanto que, em outras, será mais desafiador. O importante é ter clareza sobre seus objetivos e se conhecer bem o bastante para identificar e respeitar os sinais que seu corpo e sua mente te dão sobre a necessidade de parar e descansar.

E hoje ficamos por aqui! Se você ainda não me conhece, meu nome é Tatiane Lucheis, sou psicóloga, escritora e produtora de conteúdo. Aqui no blog você encontra de tudo um pouco: literatura, dicas de escrita, organização e autoconhecimento.

Me acompanhe e ative as notificações para receber as novidades. Estou sempre compartilhando artigos como este por aqui e espero que essa leitura seja uma pausa bem-vinda em sua rotina.

Um abraço e até a próxima! 💜