Para iniciar nossa conversa, acho importante dizer que esse texto só existe porque fiz uma lista de tópicos antes de escrevê-lo.
Listas são as maiores aliadas da organização. A neurociência afirma que listas e tópicos são mais facilmente processados pela mente, ajudando na categorização e memorização de informações.
Listar tarefas para ajudar na organização do cotidiano e das atividades é um dos maiores aliados da produtividade. Pessoas que usam esse recurso conseguem priorizar a ordem de execução, dosando bem sua atenção e, por consequência, gerenciando melhor seu tempo.
Anotar suas pendências é uma forma de obter um mapa visual de tudo o que se tem para fazer. Esse exercício valioso permite esvaziar a mente, colocando no papel tudo aquilo que antes se esforçava para lembrar. Tendo listas como auxiliares, você pode se focar no que realmente importa, sem gastar energia tentando reter os itens na memória.
Ter uma agenda como ferramenta, por exemplo, é ter a garantia de que não esquecerá nenhum compromisso. Além de organizar a estrutura temporal do seu dia, ela auxilia na tomada de decisões e na escolha de quais devem ser suas prioridades.
Você pode criar listas para diferentes áreas da sua vida, basta aprender a categorizar os itens, agrupando os temas que podem ser executados em sequência ou que dizem respeito a um mesmo assunto.
Não apenas para organizar seu próprio trabalho, você pode usá-las ainda como recurso na hora de delegar tarefas a outras pessoas. Anote todos os itens que delegou em uma lista de “aguardando resposta”, assim pode revisá-la periodicamente e saberá os prazos, pessoas responsáveis e o que deve ser cobrado.
Também é uma excelente ferramenta para projetos compartilhados, onde tudo deve ser registrado para que o grupo todo tenha acesso às informações, o andamento e a conclusão de cada atividade.
Um segredo para conseguir cumprir grandes projetos ou atingir metas é quebrá-los em tarefas menores, estabelecendo submetas, assim, você caminha, passo a passo, rumo ao êxito. Lembre-se sempre de priorizar as atividades da lista e executá-las na ordem que for necessária ou mais conveniente para você. Faça com que a organização trabalhe a seu favor!
Também é preciso destacar o poder do cumprimento de uma lista. É fato que sentimos prazer ao riscar um item da lista. Saber que concluímos algo é fator de motivação e engajamento. Poder acompanhar de maneira visual e concreta a conclusão de tarefas nos mostra o quanto somos capazes, estimulando a vencer desafios. É uma maneira tangível de acompanhar a capacidade, além de ser uma boa métrica de desempenho e desenvolvimento.
A seguir, estão alguns tipos e sugestões de listas que podem te ajudar a começar a organizar sua rotina:
- Tarefas;
- Compromissos;
- Compras;
- Viagens;
- Itens para uma festa;
- Delegar Tarefas;
- Pendências;
- Prioridades;
- Prós e Contras.
A lista é só o primeiro passo para uma vida mais organizada e produtiva. Uma vez que você pode canalizar sua energia em outras coisas, é preciso se dedicar à execução das tarefas.
Confira essas dicas para não se perder nunca mais na organização de sua rotina:
- Anote tudo
Use uma agenda ou aplicativos, as ferramentas são suas aliadas na organização. É mais inteligente usar um pouco de tempo para organizar a rotina do que deixá-lo escapar enquanto tenta se lembrar de todos seus compromissos e afazeres.
2. Respeite seu tempo
Uma vez que você anotou, tem conhecimento de tudo o que tem para fazer, com suas devidas demandas de tempo, energia e prazos. Você precisa ser o guardião do próprio tempo, por isso, comprometa-se a realizar aquilo que se propôs, de forma coerente e razoável.
3. Reserve tempo para os imprevistos
Por mais organizado que seja, e por mais que se comprometa consigo mesmo, sempre surgirão imprevistos que precisarão de atenção imediata e passarão na frente do planejamento. Por isso, é importante que você não comprometa todo o seu tempo, deixe que sobrem janelas ou intervalos para lidar com essa demanda imediata e, se necessário, restabeleça a ordem e prioridade dos itens.
4. Tenha uma caixa de entrada
Pode ser o bloco de notas do celular ou um caderninho de papel na bolsa. Tenha um lugar para anotar tudo o que chega de novo, assim você não precisa comprometer sua memória e atenção com as novas demandas, podendo direcioná-las posteriormente às devidas categorias.
5. Abuse das listas
Faça várias listas, use e abuse desse recurso. Ao invés de criar uma grande lista, separe-as por categorias ou contextos. Isso te permite ir direto ao ponto, se focando apenas no que importa em cada momento.
6. Divida projetos
Isso mesmo, divida grandes projetos em algumas listas de atividades, use o critério mais conveniente para cada situação, como prioridade, tipo de tarefa, local de execução ou ordem de dependência (caso a execução de um item dependa da conclusão do anterior). O mais importante é quebrar algo grande em pequenos pedaços que serão mais facilmente realizáveis. Sem nunca perder a dimensão do todo, é claro.
7. Revise
Tão importante quanto anotar, é revisar. Encaixe em sua rotina o momento de revisitar e revisar suas listas, isso te permitirá acompanhar o andamento dos projetos, além de ajudar a não esquecer de nada.
8. Não esqueça das tarefas delegadas
Sempre que uma atividade for delegada a outra pessoa ou estiver em uma etapa de espera, anote. Assim, ao fazer sua revisão, poderá conferir os prazos e entrar em contato com o responsável, se necessário.
9. Se dê recompensas
Você pode criar um sistema de recompensas para quando concluir um item ou lista. Afinal, é preciso comemorar pequenas vitórias e visualizar progressos.
10. Descanse
Ufa! Não esqueça que dentro de sua agenda, deve sempre haver um tempo reservado ao descanso e ao lazer. Ninguém consegue ser produtivo se estiver exausto.
Sou a louca das listas e não há (quase) nada tão prazeroso quanto riscar um item de uma lista 😅
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