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10 dicas para Categorizar seus Documentos

Pessoa escrevendo e categorizando seus documentos.

Não tem sensação pior do que abrir uma lista enorme de arquivos no seu computador e não encontrar justo aquele que você precisa, não é mesmo?

Se você já se perdeu em meio a seus documentos digitais ou à papelada que tem guardada, gastando muito mais tempo do que o necessário para encontrar um documento, esse conteúdo vai te ajudar a mudar a forma como você enxerga e organiza seu arquivo pessoal. Continue a leitura para descobrir como fazer uma gestão de documentos simples e funcional.

Categorizar documentos nada mais é do que criar um sistema pessoal — ou coletivo, se você fizer parte de uma equipe — para classificar cada arquivo, agrupando-os por suas características.

A gestão de documentos pode parecer trabalhosa no início, mas todo o esforço inicial será recompensado ao longo do tempo. Isso porque, uma vez que você adquire o hábito de categorizar seus documentos e já sabe como encontrá-los em seu arquivo, passa a otimizar seu tempo e gerar produtividade.

O principal objetivo de criar categorias é gerar eficiência em seus processos, mas, além disso, você também garante maior segurança contra extravios, danos ou perdas, como não encontrar um documento específico ou deletar o arquivo errado por engano.

Dentro de uma empresa, a categorização contribui para o bom andamento do trabalho, uma vez que estabelece uma linguagem comum entre os membros da equipe, de forma que todos saibam onde procurar cada tipo de documento, além de como arquivar cada material novo. Isso permite que se tenha um maior controle sobre a organização e recuperação da informação.

A organização pessoal também se beneficia muito da gestão de documentos, pois te ajuda com arquivos, prazos e consultas.

O primeiro passo para gerir seus documentos é saber com o que está lidando: separe todos os documentos que entrarão na categorização. Lembre-se, você deve se organizar por tipos de mídia, como: papelada, arquivos digitais, vídeos, fotos, etc.

Para cada mídia você pode estabelecer categorias e subcategorias de acordo com funções ou características, como por exemplo:

● Documentos pessoais;

● Documentos de um imóvel;

● Documentos veiculares;

● Documentos de trabalho ou projetos;

● Cursos ou disciplinas;

● Notas fiscais e garantias;

● Exames médicos e receitas;

● Cartas, bilhetes e fotos.

Estas são apenas algumas ideias, mas tudo dependerá de sua realidade e contexto. Separe os documentos por categorias que façam sentido a você, de forma que seja fácil e intuitivo manter e usar de sua classificação.

A seguir, listei 10 dicas que irão te ajudar a criar seu sistema de categorização de arquivos. Confira!

  1. Descarte o que não for necessário: antes de começar o processo de categorização, reúna todos os documentos que serão organizados e descarte duplicatas e todo tipo de documento que não necessita de armazenamento, assim, você já reduz o volume de trabalho e de material a ser arquivado;
  2. Separe os documentos por tipo ou formato: você tem necessidades diferentes para categorizar documentos impressos e digitais, por exemplo. Por isso, agrupe os documentos por tipo e crie um sistema eficiente para cada um deles, como pastas em seu computador ou na nuvem e um arquivo físico ou caixa para os papéis;
  3. Nomeie seus arquivos: se estiver organizando arquivos digitais, não deixe de nomear cada um deles de acordo com seu padrão pré estabelecido. Para saber mais sobre nomenclatura de arquivos, confira este artigo;
  4. Agrupe por categorias: Crie pilhas ou pastas para separar os arquivos por temas, como: família, saúde, educação, trabalho, etc. A partir daí você conseguirá definir suas categorias;
  5. Crie subcategorias: para não se perder dentro de uma categoria muito grande, você pode criar pequenos grupos dentro de uma mesma categoria. As subcategorias facilitarão ainda mais sua rotina, por reunirem um conjunto bastante específico e preciso de informações;
  6. Use a ordem alfabética como sua aliada: guardar documentos por ordem alfabética ou por datas te ajuda a criar uma linha de raciocínio que poderá ser facilmente consultada por você, ou mesmo por outras pessoas, agilizando o trabalho na hora de recuperar alguma informação específica;
  7. Guarde em pastas: física ou digitalmente, as pastas são as melhores amigas da categorização, pois permitem que o agrupamento seja armazenado em conjunto. Lembre-se que todas as pastas devem ser devidamente nomeadas ou identificadas, para possibilitar o trabalho de consulta;
  8. Evite o excesso de categorias: cuidado para não se perder, tente criar uma lógica de agrupamento, para que os documentos fiquem guardados de forma que faça sentido, de acordo com suas características e necessidades. Se você criar muitas categorias, pode ficar confuso na hora de atribuir um local para cada documento. As subcategorias podem te ajudar a evitar isso;
  9. Faça disso um hábito: não pense que categorizar é um trabalho que se faz uma única vez. É claro que o trabalho inicial é o mais extenso, mas a organização deve ser contínua. A cada nova entrada, já salve o documento na categoria correspondente ou, se necessário, crie uma nova categoria, assim, você nunca mais terá arquivos acumulados e bagunçados por aí;
  10. Digitalize o que puder: essa é uma dica para reduzir o volume de papelada que você tiver. Digitalize tudo o que for possível, como notas fiscais, receitas médicas e manuais de instrução. Mas, não deixe de criar pastas específicas para cada assunto e separar os arquivos, devidamente nomeados, de acordo com seus temas, assim você economizará espaço e manterá tudo devidamente documentado.

Depois de criar seu próprio sistema de categorização, se atente ao armazenamento seguro da informação. Para isso, faça backups regulares para os arquivos digitais e preserve bem seu arquivo físico para não comprometer a integridade dos documentos.

Espero que essas dicas sirvam de guia e inspiração para criar seu modelo de categorias e aderir de vez a uma vida mais organizada e com menos bagunça.

Até a próxima 🙂